Oferta skierowana jest do wspólnot mieszkaniowych w małych i średniej wielkości budynkach, w których prowadzony jest zarząd właścicielski, czyli sprawami wspólnoty zajmuje się powołany zarząd.

Proponuję zdalne wsparcie pracy zarządu w dowolnym zakresie prac.

1. Prowadzenie ewidencji pozaksięgowej kosztów oraz zaliczek dla właścicieli, obejmującej w szczególności działania w poniższym zakresie:

• Ewidencja pozaksięgowa kosztów nieruchomości wspólnej i funduszu remontowego.
• Prowadzenie kartotek lokali.
• Aktualizacja zaliczek, zgodnie z obowiązującymi stawkami.
• Rozliczanie liczników raz na pół roku.
• Raport miesięczny dla zarządu obejmujący: koszty, stan zadłużenia lokali
• Sprawozdanie finansowe – roczne podsumowania przychodów i kosztów w części wspólnej, funduszu remontowym i indywidualnym lokali.
• Sprawozdanie finansowe dla US, bilans, rachunek zysku i strat – przygotowanie (bez złożenia)
• Sporządzenie planu gospodarczego na kolejny rok na podstawie przewidywanych kosztów.

Rozliczenia są prowadzone na podstawie przesłanych skanów faktur, wyciągów bankowych i spisu odczytów z licznika dostarczanych drogą mejlową. Archiwizacja oryginałów pozostaje po stronie zarządu wspólnoty. Bieżące kontakty w zakresie rozliczeń z właścicielami lokali odbywają się drogą mejlową.

Zarządca-online udostępni dla zarządu folder  z uporządkowanymi skanami dokumentów oraz bieżącymi raportami miesięcznymi i podsumowaniami rocznymi.

2. Składanie do właściwej miejscowo gminy deklaracji w sprawie gospodarowania odpadami oraz bieżąca aktualizacja.

Podstawa składania korekt: zgłoszenia właścicieli drogą mejlową o zmianie osób zamieszkujących lokal.

3. Prowadzenie sprawozdawczości w zakresie:

– składanie CIT-8 do Urzędu Skarbowego w imieniu wspólnoty z wymaganym podpisem kwalifikowanym,
– składanie rocznych sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego.

4. Przygotowanie zebrania wspólnoty

– przygotowanie planu obrad, projektów uchwał wymaganych ustawą oraz innych zgłoszonych przez zarząd,
– mejlowe zawiadomienie właścicieli,
– doradztwo dla zarządu w zakresie zwołania zebrania, prowadzenia oraz wymaganych formalności dla zachowania prawomocności zebrania i podejmowanych decyzji.
– uczestnictwo osobiste lub online za pośrednictwem wideokonferencji 

Dodatkowo: doradztwo i pomoc w organizowaniu głosowań w innym trybie niż podczas zebrań.

5. Pilnowanie terminów i zlecanie przeglądów wymaganych prawem budowlanym oraz prowadzenie książki obiektu budowlanego.

Zarząd otrzymuje stały dostęp online do dokumentacji archiwizowanej.

1.  Organizowanie przeglądów i prowadzenie KOB i archiwizacja dokumentów lub
2. Tylko prowadzenie KOB i archiwum online (wpisy na podstawie przesyłanych skanów protokołów).

6. Windykacja

Stałe monitorowanie wpłat właścicieli i regularne wysyłanie monitów w przypadku powstającego zadłużenia.
Informowanie i kierowanie zaleceń dla zarządu w kwestii prowadzenia windykacji – przygotowanie ewentualnej ugody.
Przygotowanie pisma – ostatecznego wezwania do zapłaty łącznie z naliczonymi odsetkami z zwłokę. 

7. Ubezpieczenie wspólnoty – majątkowe i OC

Zawieranie polis w imieniu wspólnoty zgodnie z zaplanowanym i zatwierdzonym planem gospodarczym, pilnowanie terminów, negocjacje (tylko w przypadku prowadzenia ewidencji kosztów), zgłaszanie szkód, pilnowanie wypłat odszkodowań i ich księgowanie.  

8. Pakiet wstępny

Formalności związane z rejestracją wspólnoty: NIP, Regon (jeśli wymagane).
Ustalenie sposobu rozliczeń i sporządzenie regulaminu do zatwierdzenia uchwałą.
Przygotowanie regulaminu porządku domowego zgodnie ze specyfiką wspólnoty do zatwierdzenia uchwałą
Doradztwo w zakresie przejęcia zarządu nieruchomością od dewelopera.

 9. Wsparcie doradcze zarządu w działaniach prawnych, finansowych i budowlanych:

– wniosek do sądu o nabycie spadku w przypadku śmierci właściciela lokalu i braku aktywności spadkobierców, łącznie z jego przygotowaniem,
– analiza umów w sprawach konfliktowych,
– regulacje wewnątrz wspólnotowe w zakresie wspólnego korzystania z części wspólnych, wykorzystania części wspólnej przez jednego właściciela, ustalenie granic – część wspólna a część indywidualna właściciela lokalu.
– doradztwo w zakresie wykonywanie zaleceń z protokołów z przeglądów budynku,

 W wyłącznej kompetencji zarządu przy usłudze on-line pozostają:

1/ podpisywanie umów z dostawcami mediów/usług,
2/ prowadzenie rachunku bankowego, wykonywanie przelewów na podstawie wykazu faktur, kontakty z bankiem,
3/ nadzór na firmą sprzątającą,
4/ planowanie i zlecanie bieżących konserwacji i napraw,
5/ zlecanie i nadzór nad pracami remontowymi,
6/ pilnowanie przestrzegania regulaminu porządku domowego,
7/ odczyt liczników i sporządzanie protokołu z odczytów,
8/ kontakty z instytucjami, gminą, udział w rozprawach sądowych, reprezentowanie wspólnoty,
9/ archiwizacja dokumentów w zakresie który nie jest objęty umową.

Usługi zarządzania nieruchomościami prowadzi firma

EBUD-SERWIS Katarzyna Gontarczyk
z siedzibą w Wołominie
Tel. 604-182-813
E-mail: katarzyna.gontarczyk@vp.pl