Kiedy musi być powołany zarząd we wspólnocie mieszkaniowej?

Zarząd we wspólnocie mieszkaniowej musi być powołany  dla wspólnot spełniających następujące kryteria:

1/ w skład wspólnoty mieszkaniowej wchodzi więcej niż 3 lokale;
2/ jest minimum dwóch właścicieli i w pierwszym akcie sprzedaży lub akcie notarialnym, zawartym pomiędzy właścicielami, nie ma ustalonego sposobu zarządu.

Ad pkt 1/
Wspólnoty mieszkaniowe 2 i 3-lokalowe nie podlegają pod uregulowania Rozdziału 4 ustawy o własności lokali, który określa sposób zarządu.

Ad pkt 2/
Deweloper sprzedając pierwszy lokal może narzucić sposób zarządu wpisując do aktu notarialnego sprzedaży powierzenie zarządu nieruchomością wspólną w trybie art. 18 pkt 1 ustawy o własności lokali określonej firmie zarządzającej. Wówczas każdy kolejny kupujący mieszkanie musi się zgodzić na taki sposób zarządu (art. 18 pkt. 2).  

Oznacza to, że wspólnota mieszkaniowa zarządzana będzie przez zarządcę w trybie powierzenia zarządu i w takiej sytuacji wspólnota nie musi powoływać zarządu wspólnoty. Rodzi to niestety pewne ograniczenia dla współwłaścicieli, gdyż w ten sposób zostają pozbawieni możliwości negocjacji warunków prowadzenia zarządzania ich nieruchomością.

Odwołanie takiego sposobu zarządu możliwe jest wyłącznie uchwałą właścicieli zaprotokołowaną przez notariusza.  Fakt ten należy również zgłosić do księgi wieczystej. 

Jeśli zatem wspólnota mieszkaniowa spełnia powyższe dwa kryteria, zobowiązana jest powołać zarząd jedno lub wieloosobowy.

Jest to jednocześnie bardziej korzystne rozwiązanie, ponieważ nie wymaga żadnych powyższych procedur. Do zaprotokołowania uchwały ustalającej składu zarządu nie jest w tym wypadku wymagany notariusz ani wpis do księgi wieczystej.  Aby zlecić zarządzanie profesjonaliście wystarczy umowa cywilnoprawna o zarządzenie, w której określa się zakres obowiązków zarządcy.

Do zarządu mogą wejść osoby z grona właścicieli a także osoby z zewnątrz.

Zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz – może podpisywać w imieniu wspólnoty umowy np. na dostawę ciepła, czy prądu do części wspólnej, telewizję kablową itp.  Może również dowolnie ustalić zakres działań, który chce zlecić profesjonalnej firmie zarządzającej. Pozostanie przy zarządzie właścicielskim wymaga pewnego nakładu pracy osób będących w zarządzie, ale pozostawia też dla wspólnoty  wiele więcej możliwości wpływania na to, kto i jak pracuje na rzecz właścicieli.

Jakie zadania warto powierzyć profesjonalnemu zarządcy?

Na pewno prowadzenie ewidencji kosztów oraz rozliczanie zaliczek od właścicieli wpłacanych na utrzymanie części wspólnych w nieruchomości oraz na fundusz remontowy i koszty indywidualne lokali.   Prowadzenie księgowości nie musi uwzględniać przepisów ustawy o rachunkowości, jest jednak określone innymi przepisami, jak ustawa o własności lokali czy prawo energetyczne oraz regulacje wynikające z różnych norm państwowych.  Wymaga zatem pewnej wiedzy i praktyki w stosowaniu różnych rozwiązań. 

Warto skorzystać z wiedzy profesjonalisty przy organizacji zebrań wspólnoty, które obowiązkowo muszą być zwoływane raz w roku. Na zebraniach podejmowane są w formie uchwał najważniejsze decyzje o losach wspólnoty na kolejne lata.    Ponieważ każdy właściciel ma prawo zaskarżyć uchwałę do sądu, warto postarać się, aby nie dopuścić do uchybień formalnych. Zaskarżanie uchwał może rodzić poważne blokady w podejmowanych inicjatywach, wstrzymywać je a nawet narazić członków zarządu na konsekwencje finansowe. 

Każdy budynek musi posiadać księgę obiektu budowlanego,  w której wypisywane są informację o wszystkich działaniach wymaganych prawem budowlanym.  Na bieżąco wpisywane są protokoły z obowiązkowych przeglądów. Właściwe prowadzenie dokumentacji obiektu budowlanego jest szczególnie istotne nie tylko w przypadku kontroli z urzędu nadzoru budowlanego ale często w roszczeniach z polis ubezpieczeniowych. 

W pozostałych kwestiach, jak bieżąca organizacja funkcjonowania, wspólnota może być spokojnie prowadzona przez zarząd: sprzątanie, zieleń, zlecanie napraw czy konserwacji. Nikt tak dobrze nie zna budynku i potrzeb jego mieszkańców jak osoby w nim zamieszkujące.

Warto na koniec dodać , że po deregulacji od 2014 roku praktycznie każdy może wykonywać zawód zarządcy. Jedyny wymóg to posiadanie ubezpieczenia OC. Wybór profesjonalisty jest obecnie dla zarządów wspólnot mieszkaniowych nie lada wyzwaniem.