Fundusz remontowy we wspólnocie mieszkaniowej stanowi wyodrębnioną księgowo ewidencję.

Każdy z właścicieli wpłaca na fundusz remontowy kwotę na podstawie przyjętej uchwały dotyczącej wysokości stawki.  Kwota zaliczki obliczana jest podobnie jak zaliczki na koszty nieruchomości wspólnej, czyli jest to iloczyn łącznej powierzchni mieszkania wraz z pomieszczeniami przynależnymi i stawki określonej w uchwale. Nie można łączyć pod kątem ewidencji kosztów tych dwóch elementów: zaliczek na koszty nieruchomości wspólnej z funduszem remontowym.

Jest to istotne ze względu na ściśle określone przeznaczenie oszczędzanych środków oraz uprawnienia do dysponowania. I tak, jak wydatkami na utrzymanie części wspólnej, w tym przeglądów i konserwacji, dysponuje zarząd wspólnoty w ramach uchwalonego planu gospodarczego, tak do dysponowania środkami zgromadzonymi na funduszu remontowym potrzebna jest decyzja właścicieli w formie uchwały.

Należy przy tym jasno wyznaczyć granicę przy planowaniu wydatków na remonty i konserwacje ze względu na źródło ich finansowania.

Co to jest zatem remont? I czym się różni od konserwacji?

Konserwacja jest to utrzymanie danego elementu czy urządzenia w stanie niepogorszonym, czyli jest to nakład na to, żeby dany element lub urządzenie zużywało się wolniej.

Remont to odtworzenie. Art. 3 pkt 8 prawa budowlanego mówi, że remont to „wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym” Dodatkowo przepisy prawa budowlanego warunkują w wielu przypadkach przeprowadzenie remontu uzyskaniem  pozwolenia na budowę, lub przynajmniej zgłoszeniem tych prac.

We wspólnotach mieszkaniowych remontem określa się również szereg drobnych prac.  Plan remontów wynika z corocznych przeglądów budowlanych i choć często ciężko odróżnić remont od konserwacji i tak jest finansowany z funduszu remontowego. 

Przykładowo malowanie ogrodzenia lub ławek jest konserwacją natomiast malowanie klatek schodowych można uznać już za działania w celu przywrócenia stanu pierwotnego lub może wynikać z zaleceń przeglądu stanu technicznego budynku i choć  prace takie nie wymagają zgłoszenia do nadzoru budowlanego, zalicza się je do remontów.

 Remont a modernizacja.

Rozpatrując remont w świetle przepisów o rachunkowości, wpłaty na fundusz remontowy we wspólnocie mieszkaniowej są w pewnym sensie amortyzacją. Czyli każdy właściciel nawet w nowym budynku wpłaca określona kwotę na fundusz remontowy za zużycie części wspólnych budynku, które postępuje z roku na rok aż do momentu, gdy zużycie będzie już tak duże, że wymagane będą pewne nakłady w celu przywrócenia stanu pierwotnego.

Wspólnota może przyjąć, że wydatki z funduszu remontowego będą obejmowały również wydatki na modernizację. Różnice między remontem a modernizacją wyjaśniają  przepisy podatkowe, w świetle których wydatki ponoszone na remont mogą stanowić koszty uzyskania przychodu, gdyż celem jest odtworzenie stanu pierwotnego. Natomiast wydatki, które ponoszone są na ulepszenie danej rzeczy wpływają na wzrost jej wartości a czynności te nazywane są modernizacją. Dla księgowości wspólnot mieszkaniowych nie ma to znaczenia, gdyż wspólnoty zwolnione są z podatku dochodowego. Można zatem fundusz remontowy wykorzystywać do tych obu celów.

Oprócz funduszu remontowego wspólnota może podjąć uchwałę w sprawie ustanowienia innych funduszy zwanych  funduszami celowymi np. na remont dachu lub modernizację instalacji. Fundusze celowe tworzone są na konkretny cel i po jego realizacji zwykle taki fundusz jest zamykany a środki, jeśli zostały, przekazywane są uchwałą wspólnoty na inne saldo np. saldo funduszu remontowego.

 Uchwała na wydatki z fundusz remontowego.

Przygotowanie uchwały dot. remontów jest we wspólnotach dość trudne. Wymaga nie tylko doprecyzowania zakresu remontu ale również znajomości jego kosztu. Tak przygotowana uchwała poddawana jest pod głosowanie i stanowi podstawę wydatków. Niewielkie przekroczenie zatwierdzonych kosztów nie będzie stanowić problemu, jednak przy znacznym może być podstawą do analizy działań zarządu przez właścicieli a nawet skierowania sprawy do sądu o niegospodarność.