Ewidencja pozaksięgowa kosztów.

Ustawa o własności lokali nakłada na zarząd lub zarządcę, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, prowadzenie dla każdej nieruchomości wspólnej ewidencji pozaksięgowej:
• kosztów zarządu nieruchomością wspólną,
• zaliczek uiszczanych na pokrycie kosztów zarządu,
• rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Okresem rozliczeniowym wspólnoty mieszkaniowej jest rok kalendarzowy.

Ewidencja pozaksięgowa oznacza, że wspólnoty nie muszą prowadzić ksiąg rachunkowych według zasad określonych ustawą o rachunkowości.

Ewidencja przychodów i kosztów musi jednak spełniać konkretne warunki i zawierać określone ustawą dane. Dane te powinny być wykazane w rocznym sprawozdaniu finansowym, które oceniane jest później przez właścicieli na rocznym zebraniu.

W szczególności sprawozdanie musi pokazywać:

1) przychody z tytułu należnych wpłat od właścicieli lokali na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną,

2) przychody z tytułu należnych wpłat od właścicieli lokali na pokrycie kosztów dostarczonych do lokali mediów,

3) pozostałe przychody i pożytki,

4) koszty zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności wydatki na:

– utrzymanie porządku i czystości- utrzymanie zieleni,
– ochronę,
– konserwacje, naprawy i przeglądy,
– media wykorzystywane w częściach wspólnych nieruchomości,
– ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne,
– wynagrodzenia członków zarządu lub zarządcy,
– wynagrodzenia firmy administrującej,

5) koszty mediów dostarczanych do lokali, a w szczególności:

– gazu lub ciepła (do centralnego ogrzewanie i podgrzania wody),
– zimnej wody i odprowadzenia ścieków,
– wywozu nieczystości,

6) przychody funduszu remontowego i funduszy celowych oraz wydatki z tych funduszy,

7) stan rozrachunków (należności i zobowiązania),

8) stanu środków pieniężnych, ich przychody i rozchody,

9) stan środków funduszu remontowego oraz funduszy celowych.

Istotną kwestią jest prawidłowe roczne rozliczenie przychodów i kosztów z uwzględnieniem podziału na:

1. Przychody i koszty części wspólnej nieruchomości.
2. Przychody i koszty indywidualne lokali.

Różnica w rozliczeniach polega na tym, że saldo na koniec roku na części wspólnej może wykazywać nadwyżkę lub niedopłatę. O przeznaczeniu nadwyżki lub sposobie pokrycia straty decydują współwłaściciele na zebraniu rocznym, podejmują w tym zakresie uchwałę.
Natomiast rozliczenia indywidualne lokali powinny wykazywać salda zerowe. Oznacza to, ze powstałe nadwyżki na mediach lub niedopłaty są rozliczane w kartoteki lokali tak, aby na koniec saldo rozliczeń pokrywało się z faktycznie poniesionymi kosztami.

Sprawozdanie finansowe wspólnoty mieszkaniowej powinno dodatkowo zawierać informację o stanie konta bankowego i zobowiązaniach podatkowych, o ile takie powstaną.

Prowadzenie ewidencji księgowej powinno umożliwić również sporządzenie oprócz rocznego sprawozdania finansowego zwierającego wyżej opisane informacje sporządzenie bilansu oraz rachunku zysków i strat jako informacji uzupełniających.

Wszystkie rozliczenia we wspólnotach mieszkaniowych muszą być prowadzone poprzez rachunek bankowy. Nie ma możliwości obrotu gotówkowego.