Zaliczki, które otrzymują właściciele lokali we wspólnocie mieszkaniowej składają się z trzech głównych pozycji:
1. Zaliczka na koszty utrzymania części wspólnej liczona od m2 powierzchni lokalu wraz z powierzchnią pomieszczeń przynależnych.
2. Zaliczka na fundusz remontowy liczona w ten sam sposób.
3. Zaliczka na koszty utrzymania lokalu.

Sposób naliczania zaliczek na koszty utrzymania lokalu a także ich rozliczanie powinno wynikać z regulaminu rozliczania przyjętego dla danej wspólnoty uchwałą właścicieli.

Zaliczki na koszty utrzymania lokalu dotyczą kosztów dostarczanych do budynku mediów, na które dostawca wystawia fakturę na wspólnotę jak woda, ciepło, czy gaz i zależą od tego, w jakie instalacje wyposażony jest budynek. Może być przyjęty różny sposób rozliczania w zależności od decyzji właścicieli i każdy będzie zgodny z przepisami. Np. za dostawę ciepła do budynku stawka za centralne ogrzewanie może być naliczana i potem okresowo rozliczana na podstawie odczytów z ciepłomierzy ale również od m2 ogrzewanej powierzchni. Woda może być rozliczana na podstawie odczytów wodomierzy ale również na podstawie normy określonej dla jednego mieszkańca. Przepisy jak prawo energetyczne czy prawo o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i odprowadzenia ścieków dają dowolność wspólnotom w kwestii sposobu rozliczania dostaw mediów do budynku.

Rozliczanie mediów może się odbywać co kwartał, pół roku lub raz w roku w zależności od podjętej we wspólnocie decyzji. Optymalnym rozwiązaniem wydaje się być rozliczanie co pół roku, zwłaszcza w kontekście centralnego ogrzewania. Półroczny okres obejmuje część sezonu grzewczego i takie rozliczenia nie wykazują dużych zwrotów lub dużych dopłat, jak to się dzieje w przypadku rozliczeń kwartalnych.

Istotną kwestią jest obserwacja zużyć na poszczególne lokale i ich porównywanie do wcześniejszych okresów. W ten sposób można szybko się zorientować w uszkodzeniach liczników w lokalach opomiarowanych. W przypadku gdy umiejscowienie lokali, nierówne docieplenie budynku generują duże koszty dla jednych właścicieli natomiast dla innych nieznaczne, można się zastanowić nad zmianą formy rozliczeń np. zrezygnować z odczytów ciepłomierzy na rzecz rozliczania według m2 ogrzewanej powierzchni.

Zaliczki na koszty utrzymania lokali obejmują przeważnie następujące pozycje:
– woda
– podgrzewanie wody
– centralne ogrzewanie
– odbiór śmieci

I tak, jak na wodę i ciepło wspólnota sama określa sposób rozliczeń, tak w przypadku odbioru śmieci już nie. Od 2013 roku obowiązuje ustawa o gospodarce odpadami komunalnymi, która narzuca mieszkańcom sposób wnoszenia opłat w formie obowiązkowej daniny publicznej. O wysokości stawki decyduje rada gminy. Każda wspólnota obowiązana jest złożyć do gminy deklarację informującą o ilości mieszkańców i na bieżąco ją korygować w przypadku powstania zmiany. Od 2020 roku każdy ma obowiązek segregacji śmieci i stawka została ujednolicona (wcześniej była niższa dla wspólnot segregujących od tych, które segregacji nie prowadziły). Pobierane zaliczki, odprowadzane są w całości na rachunek gminy.