Obowiązkiem zarządu lub zarządcy jest regularne zwoływanie zebrań właścicieli przynajmniej raz w roku, nie później niż do 31 marca.

Aby zebranie było prawidłowo zwołane pod względem formalnym wymagane jest zawiadomienie na piśmie każdego właściciela o tym fakcie na tydzień przed datą zebrania.  W zawiadomieniu musi być podana data, godzina i miejsce oraz porządek obrad. Nie ma obowiązku dostarczania w zawiadomieniach treści uchwał, które będą poddane pod głosowanie. Zatem w interesie właścicieli jest, żeby wziąć udział w zebraniu, ponieważ zarząd nie będzie miał obowiązku powiadomić właścicieli na piśmie o tym, czy dana uchwała została podjęta czy nie. Wynik głosowania wpisuje się  do protokołu z zebrania, z którym każdy właściciel może się zapoznać jedynie na żądanie.  Zarząd lub zarządca ma wprawdzie obowiązek informacyjny czyli w formie ogłoszenia musi zawiadomić o tym, czy dane uchwały zostały podjęte czy nie, jednak informacja taka może nie dotrzeć do właścicieli, którzy nie przebywają na co dzień w swoim lokalu.

Na rocznym zebraniu obowiązkowo muszą zostać poddane pod głosownie następujące uchwały:
1) roczny plan gospodarczy na rok, w którym odbywa się zebranie, łącznie z zatwierdzeniem wysokości zaliczek na część wspólną i fundusz remontowy,
2) ocena pracy zarządu lub zarządcy i udzielenie mu absolutorium,
3) zatwierdzenie sprawozdania finansowego i podjęcie decyzji w kwestii powstałej nadwyżki lub straty na części wspólnej.

Na zabraniu powinny zostać podjęte w formie uchwał wszystkie inne decyzje, które wykraczają poza zwykły zarząd, czyli takie, o których zarząd nie może sam decydować, jak:
– ustalenie planu remontów i zatwierdzenie kosztów,
– zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej,
– udzielenie zgody na przebudowę, modernizację, podział nieruchomości, zbycie np. strychu,
– podjęcie decyzji w sprawie wytoczenia powództwa,
– ustalenie zakresu i sposobu prowadzenia ewidencji pozaksięgowej kosztów i wszelkie zmiany w tym zakresie,
– podział lokali, połączenie w jeden i zmiana udziałów w części wspólnej.

Zachowanie wymogów formalnych dotyczących zebrań i uchwał wspólnot mieszkaniowych jest bardzo istotne zarówno dla zapewnienia realizacji działań i planów określonych w podjętych uchwałach ale także w przypadku pozwów o ich uchylenie. Niedopełnienie obowiązków formalnych może spowodować, że w przypadku zaskarżenia danej uchwały przez członka wspólnoty może dojść do wstrzymania zaplanowanych projektów lub może skutkować negatywnymi konsekwencjami finansowymi dla wspólnoty.