Zarząd nieruchomością wspólną określany jest często mylnie jako zarząd wspólnotą mieszkaniową.  Jest to o tyle nieprawidłowe, że wspólnota mieszkaniowa jest to ogół właścicieli lokali w danej nieruchomości. Nie zarządza się zatem właścicielami lokali, ale tylko i wyłącznie częścią nieruchomością stanowiącą ich wspólną własność.

W skład nieruchomości wspólnej wchodzą m.in. części konstrukcyjne budynku, dach, korytarze, piwnice łącznie z komórkami lokatorskimi, instalacje, grunt z całą infrastruktura jak altany śmietnikowe, place zabaw.

Każdy kupujący lokal w budynku wielolokalowym będzie miał w akcie sprzedaży opisany lokal, który kupuje i który będzie stanowił jego odrębną własność oraz udział w części majątku wspólnego. Udział policzony zostanie proporcjonalnie w stosunku do łącznej powierzchni lokali oraz pomieszczeń przynależnych w budynku.

Sposób zarządu nieruchomością wspólną, w przypadku tak „małej”, jak i „dużej” wspólnoty mieszkaniowej, może zostać określony przez właścicieli lokali w stosownej umowie, o której mowa w art. 18 ust. 1 u.w.l. (umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej przez właścicieli lokali w okresie późniejszym w formie aktu notarialnego) i powierzony od razu firmie zarządzającej. Wówczas wspólnota nie musi powoływać zarządu.

Jeżeli natomiast sposób zarządu nie jest określony aktem notarialnym, obowiązują przepisy art. 19 u.w.l. i wspólnota musi powołać zarząd.

Mimo obowiązku powołania zarządu (osobowego) nadal istnieją dwie opcje zarządu (w sensie gospodarowania) majątkiem wspólnym. Zarząd może być wówczas sprawowany przez wybrany przez właścicieli lokali zarząd, albo powierzony profesjonaliście, tj. zarządcy nieruchomości w całości lub w części na mocy umowy cywilnoprawnej.  Jest to rozwiązanie o wiele bardziej korzystne dla wspólnoty, ponieważ zmiana zarządcy nie wymaga obecności notariusza na zebraniu.

Zarząd wspólnoty mieszkaniowej powoływany jest uchwałą współwłaścicieli, kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali.

Zarząd może być jedno lub kilkuosobowy. W przypadku zarządu kilkuosobowego wspólnotę reprezentuje minimum dwóch członków zarządu. Co to oznacza w praktyce? Wszelkie umowy muszą zostać podpisane przez dwóch członków zarządu, aby były ważne. Wówczas zobowiązania, jak również uprawnienia wynikające z takich umów, mają skutek wobec wszystkich właścicieli we wspólnocie.

Zarząd wspólnoty może podejmować wszystkie czynności tzw. zwykłego zarządu. Są to działania podejmowane w celu prawidłowego funkcjonowania wspólnoty, jak właśnie podpisywanie umów na dostawę wody czy prądu, założenie rachunku bankowego dla wspólnoty, reprezentowanie przed urzędem skarbowym, sądem i instytucjami, zlecanie napraw, remontów, konserwacji, występowanie z pozwami o zapłatę, egzekucyjnymi itp.

Zarząd działa w zakresie swoich uprawnień ale również ma obowiązek wykonywać uchwały wspólnoty podjęte w ramach czynności wykraczających poza zwykły zarząd. Oznacza to, że przepisy ustawy o własności lokali jasno określają czynności, w których zarząd nie może samodzielnie podejmować decyzji. Są to czynności wymagające zgody większości właścicieli liczone udziałami w części wspólnej.

Do takich czynności wykraczających poza zwykły zarząd zalicza się m.in.:
1/ ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy jeśli całość lub część zadań zostaje delegowana do profesjonalisty;
2/ przyjęcie rocznego planu gospodarczego;
3/ ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną;
4/ ustalenie zasad prowadzenia ewidencji pozaksięgowej kosztów, zwykle określanych w regulaminie rozliczania;
5/ zmiana przeznaczenia części nieruchomości wspólnej i wszelkie inne działania wpływające na obecne funkcjonowanie wspólnej nieruchomości.

Zarząd może samodzielnie zarządzać nieruchomością lub powierzyć zarządzanie profesjonaliście w dowolnym zakresie.